L'appel à l'aveugle
Dans beaucoup d'écoles, le conseiller admissions appelle avec trois informations : un nom, un email, un programme coché. Le reste, il le découvre au téléphone.
Résultat : le candidat répète ce qu'il a déjà lu. Le conseiller pose des questions génériques. L'échange ressemble à un formulaire lu à voix haute.
Le candidat, lui, a souvent une question précise en tête. Elle est visible dans son parcours sur le site. Encore faut-il pouvoir la voir.
Ce que montre la fiche d'un lead Lead-ia
Chaque contact capté par le chatbot arrive dans le back-office avec une fiche complète. On y trouve :
- Le profil : étudiant, parent, salarié, entreprise. Le niveau d'études. Le programme et le campus qui l'intéressent.
- La navigation : nombre de sessions, nombre de pages visitées, durée totale de visite, durée de la dernière visite.
- Le parcours page par page : chaque page lue, avec son titre et le temps passé dessus.
- La porte d'entrée : la première page vue, la dernière page vue, le site qui l'a envoyé.
- La source : recherche Google, publicité, réseau social, campagne (paramètres UTM inclus).
- Les bannières cliquées : portes ouvertes, rentrée, Parcoursup.
- L'appareil : ordinateur ou mobile.
- Le score de 0 à 100, et son évolution.
- Le registre choisi : tutoiement ou vouvoiement.
- Le consentement donné dans la conversation.
Tout est rangé dans un fil d'activité, dans l'ordre chronologique. Le conseiller lit l'histoire du candidat comme un fil de discussion.
Lire une fiche en 30 secondes
Pas besoin de tout lire. Quatre questions suffisent.
1. D'où vient-il ?
Une recherche Google sur un programme précis, ce n'est pas la même intention qu'un clic sur une publicité générique. La source dit à quel point le candidat cherchait déjà.
2. Qu'a-t-il lu, et combien de temps ?
Regardez la dernière page et les pages où il est resté longtemps. C'est là que se trouve sa vraie question. Frais de scolarité, alternance, logement, admission parallèle : le sujet de l'appel est souvent écrit là.
3. A-t-il cliqué sur une bannière ?
S'il est arrivé par la bannière des portes ouvertes, l'appel a un objet tout trouvé : l'inscrire à la prochaine date.
4. Qui est-il ?
Un parent ne pose pas les mêmes questions qu'un étudiant. Une entreprise qui cherche un alternant non plus. Le profil oriente tout l'échange.
« Le sujet de l'appel est souvent écrit dans la dernière page lue. »
Trois situations concrètes
Le candidat qui a lu la page des frais
Il est resté plusieurs minutes sur les frais de scolarité, puis sur la page financement. Inutile de lui présenter le programme. Il a une question d'argent. Le conseiller ouvre sur les solutions de financement et l'alternance.
Le parent qui a lu la page logement
Il a visité la page du campus, puis celle du logement étudiant. Son enfant va peut-être changer de ville. Le conseiller parle du campus, de la vie sur place, de l'accompagnement à l'arrivée.
Le candidat arrivé par la bannière des portes ouvertes
Il a cliqué sur la bannière, puis laissé ses coordonnées. L'appel est court et clair : quelle date lui convient, sur quel campus.
Le score pour savoir qui appeler en premier
Quand cinquante contacts arrivent dans la semaine, on ne peut pas tous les appeler le même jour. Le score de 0 à 100 sert à ça.
Il tient compte de ce que le candidat a dit dans la conversation et de ce qu'il a fait sur le site. Un candidat qui a donné son téléphone, précisé son programme et lu plusieurs pages remonte en haut de la liste.
L'équipe commence par les scores les plus hauts. Les autres reçoivent un suivi adapté, sans être oubliés.
Tu ou vous : respecter le choix du candidat
Dans le chatbot, le candidat choisit lui-même s'il préfère être tutoyé ou vouvoyé. Ce choix est enregistré dans sa fiche.
C'est un détail qui compte. Un étudiant de 18 ans qui a choisi le tutoiement dans le chat sera surpris par un vouvoiement très formel au téléphone. L'inverse est vrai pour un parent ou un salarié en reconversion. Le conseiller garde le même registre, et la conversation continue naturellement.
Utiliser l'information, sans la réciter
Une règle simple : la fiche sert à orienter l'appel, pas à le raconter au candidat.
« J'ai vu que vous avez passé du temps sur la page des frais » met mal à l'aise. « Beaucoup de candidats se posent la question du financement, c'est un sujet pour vous ? » ouvre la discussion.
Le conseiller sait où aller. Le candidat a le sentiment d'être compris. Personne n'a l'impression d'être observé.
Côté conformité, le consentement donné dans le chat est enregistré dans l'historique du lead. Et la fiche ne concerne que la navigation sur le site de l'école.
« La fiche sert à orienter l'appel, pas à le raconter au candidat. »
Ce que l'équipe admissions y gagne
- Un premier appel personnalisé, dès les premières secondes.
- Moins de questions répétées, donc un échange plus court et plus utile.
- Des priorités claires, grâce au score.
- Une vue sur ce qui marche : quelles pages, quelles sources et quelles bannières amènent les meilleurs candidats.
Le chatbot capte le contact. La fiche donne au conseiller le contexte pour bien le traiter.
Questions fréquentes
Quelles informations voit-on sur un candidat avant de l'appeler ?
Son profil, son programme et son campus, les pages lues avec le temps passé, sa source d'arrivée, les bannières cliquées, son appareil, son score de 0 à 100 et son choix de tutoiement ou de vouvoiement.
Faut-il une intégration technique pour suivre les pages lues ?
Non. Le suivi fonctionne avec le widget Lead-ia installé sur le site de l'école, par une simple balise ou par un plugin WordPress, Joomla ou Drupal.
Les informations remontent-elles dans notre CRM ?
Oui. Les leads et leurs données peuvent être envoyés vers votre CRM (HubSpot, Salesforce, Oscar, Hub3E) ou vers vos outils via API et webhooks.
Est-ce conforme au RGPD ?
Le consentement est recueilli dans la conversation et enregistré dans l'historique de chaque lead. Le candidat peut aussi refuser et continuer à utiliser le chat.