Comment récupérer les bonnes infos pour vos leads avec un Chatbot ?

À chaque rentrée scolaire, recruter de nouveaux candidats est la priorité de toute école ou université. Pour parvenir à les capter et les transformer en futurs étudiants, vous utilisez divers outils marketing. Parmi eux se trouve votre site web sur lequel vous diffusez vos nombreux cursus de formation et bien d’autres contenus. Vous avez bien sûr intégré sur votre site des formulaires afin d’interagir avec vos candidats potentiels. Pourtant, vous n’êtes satisfait ni par les temps de navigation sur votre site ni par la qualité des leads générés. Vous cherchez un moyen de remédier à cette situation ? On vous explique dans cet article en quoi le Chatbot Lead-ia facilite significativement vos recrutements.

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Pourquoi votre école doit-elle utiliser un Chatbot sur son site web ?

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Il y a plusieurs excellentes raisons. Tout d’abord, le rôle d’un Chatbot (ou agent conversationnel) consiste en premier lieu à capter l’attention des visiteurs sur votre site web.

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On sait qu’aujourd’hui, les jeunes (ou moins jeunes d’ailleurs) ne sont absolument pas disposés à patienter lorsqu’ils cherchent une information. lls ne sont pas plus enclins à naviguer plus de 3 minutes sur vos pages web. Une page qu’ils jugent compliquée à lire les incite généralement à quitter le site et à s’adresser à la concurrence.

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Bonne nouvelle ! Un Chatbot ne connaît pas les horaires de bureau. Il est disponible à tout moment pour prendre en charge une conversation, voire plusieurs conversations, en temps réel. Il va de cette façon guider en direct vos visiteurs en fonction des informations que ceux-ci lui auront données dès leurs premiers échanges. C’est une forme de réponse immédiate qui va satisfaire vos visiteurs et les retenir sur votre site web. 

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Qui plus est, c’est l’occasion pour vous d’en savoir plus sur votre visiteur : qui est-il ? Un étudiant ou un parent ? Que recherche-t-il ? Une documentation ou une information ? Les robots conversationnels vont devenir des conseillers pour vos visiteurs en parallèle de l’humain. L'usage d'un bot permet de répondre à des questions simples ou récurrentes. Vos équipes seront quant à elles sollicitées pour des demandes à plus forte valeur ajoutée. 

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Grâce aux Chatbots, votre prospect va de mieux en mieux assimiler dans quelle mesure votre école ou université répond à ses besoins. Une relation de confiance va se développer. Rassurés sur vos produits de formation, ils accepteront plus facilement de partager leurs coordonnées en vue d’ entrer en contact avec vous. Vous récolterez de cette façon des leads dont vous identifierez facilement le profil. Consultables dans un rapport ou dashboard comme Lead-ia, il sera plus facile pour vos équipes de se concentrer sur ceux qui semblent les plus prometteurs.

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‍Comment déterminer un bon lead pour votre école ?

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Ainsi, un des principaux objectifs d’un Chatbot est la génération de nouveaux leads. Pourtant, tous les leads bruts ne sont pas prêts à s’inscrire d'emblée dans votre école. Communiquer un lead trop tôt à vos équipes peut avoir pour conséquence de leur faire perdre du temps. Cela risque donc de s’avérer contre-productif.

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Comment se définit un bon lead ? On peut dire que c’est celui qui présente tous les signaux au vert et qu’on peut considérer comme mûr. En d’autres termes, c’est celui qui compte suffisamment de caractéristiques favorables pour être transformé en étudiant par vos recruteurs. Il doit pour cela contenir certaines données primordiales :

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• Informations sur le contact (nom, l’adresse email et le numéro de téléphone, niveau d’étude)
• Origine du lead (Adwords, Facebook, TikTok, Instagram, etc…)
• Comportements et actions spécifiques (demandes d’informations, téléchargement d’informations, pages visitées, questions des prospects, etc.) 

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Mais, comment détecter ces fameux « bons leads » ? Le moyen le plus rationnel consiste à leur affecter un nombre de points (credit score) en fonction de leurs données comportementales. C’est ce qu’on appelle le Lead Scoring. 

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Il est de fait nécessaire de définir un barème affectant une note de 1 à 10 pour chaque action clé effectuée par vos visiteurs. Il faudra ensuite déterminer les jalons qui vous serviront de critères de décision pour juger de la maturité de vos leads. On peut imaginer un tableau de ce type par exemple : 

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• Leads « tièdes » : score entre 20 – 49
• Leads qualifiés : score entre 50 – 70
• Leads « chauds » qualifiés pour la vente : score > 70.

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Voilà ! Vous avez les cartes en main pour évaluer vos leads et déterminer les plus « chauds ». Vous pouvez mettre en place des campagnes marketing pour garder le contact avec ceux qui ont un score inférieur à 70. Ils reviendront certainement converser avec votre Chatbot et enrichir leurs données pour devenir à leur tour des leads « chauds ».

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‍Qu’est-ce qu’un bon scénario pour votre Chatbot ?

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De nombreux outils sur le marché proposent de créer un agent conversationnel en quelques clics. Mais est-ce réellement si simple ? Il existe deux éléments indispensables pour réussir votre projet de Chatbot : sa personnalité et son moteur conversationnel.

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Le moteur conversationnel est le cerveau de votre Chatbot. Il va analyser les phrases et les mots utilisés par l’utilisateur pour déclencher des réponses. Au premier abord, on peut se dire qu’il suffit de repérer quelques mots-clés dans la demande du visiteur et de créer une réponse adéquate en se basant sur une liste de réponses prédéfinies. 

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Et pourtant dans la réalité, cela s’avère beaucoup plus complexe. On se rend rapidement compte de l’étendue des combinaisons de cas à envisager. À cela s’ajoute la difficulté d’analyse pour comprendre l’intention de l’utilisateur. 

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En pratique, pour construire votre scénario, il est important de partir de votre objectif principal puis de travailler à rebours. Vous allez ainsi imaginer tous les aller-retour requis pour construire la meilleure conversation et atteindre votre objectif. Mais ce n’est pas tout ! Au cours de l’exercice, vous serez amené à envisager de nombreux types de situations comme :

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• Poser une question spécifique pour éliminer une ambiguïté à la compréhension d’une intention ou pour compléter le profil du visiteur
• Apporter directement la réponse ou faire appel à un service tiers via une API (un logiciel CRM type Oscar Crm, Eudonet ou Hubspot par exemple)
• Solliciter l’utilisateur pour relancer une conversation ou entamer un nouveau sujet
• Faire une suggestion par défaut si aucune réponse n’a été sélectionnée par le visiteur ou bien en cas d’incompréhension.

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Ainsi, écrire des textes correspondant aux modèles de réponses est une tâche primordiale. Il faut donc y apporter le plus grand soin. En effet, c’est toute la personnalité du Chatbot qui doit s’exprimer dans les dialogues échangés. 

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Récupérer les bonnes infos grâce à un scénario efficace

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On l’a vu précédemment. Les Chatbots offrent aux visiteurs un moyen simple et rapide de s’engager avec votre école. En outre, ils peuvent sembler plus humains et sympathiques que les formulaires traditionnels par exemple. 

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Mais surtout, ils sont excellents pour recueillir des informations très pertinentes sur vos visiteurs. Comment ça se passe ? Tout se joue au moment où vous allez élaborer la stratégie conversationnelle de votre Chatbot. Il s'agit à cette étape d'orchestrer l’enchaînement des différentes séquences de votre scénario. En effet, ce dernier se définit sous forme de menu, de règles ou d’arborescence.

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Par conséquent, pour élaborer un scénario efficace et obtenir les bonnes informations, vous devez penser à : 

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• Inciter votre visiteur à commencer la conversation : vous allez vous appuyer sur la personnalité de votre Chatbot et rédiger une accroche forte ou sympathique.
• Récolter les données pour qualifier votre lead : commencez par engager la conversation sans nécessairement lui demander son nom et son prénom par exemple. Il faut en revanche lui demander quels sont les domaines de formation qui l’intéressent, quel est son niveau d’étude actuel.
• Varier les types de questions en leur proposant des choix multiples : vous facilitez de cette façon la collecte des informations que vous souhaitez recueillir.
• Prévoir une alternative si votre visiteur n’est pas prêt à convertir sur votre objectif principal : dans un choix multiple, vous pouvez proposer par exemple, en plus de oui ou non, une réponse de type « je ne suis pas sûr pour le moment ». 
• Repousser le plus tard possible le moment où le visiteur de votre site met fin à la conversation : mettez à sa disposition des ressources pédagogiques connexes par exemple. 

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Il existe donc de nombreux paramètres à mettre en place dans votre scénario pour obtenir les bonnes informations et acquérir un lead qualifié.